Informativa Whistleblowing

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 Olivari B. S.p.a. – P.IVA 00124540030 (di seguito Titolare) fornisce informativa riguardante il trattamento dei Suoi dati personali per la gestione della Segnalazione da Lei sottoposta all’attenzione della Società.

Per “Segnalazione” si intende qualsiasi comunicazione avente ad oggetto violazioni e condotte volte ad occultare le violazioni di cui di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo dipendenti, i tirocinanti, i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi, nonché i lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività e che realizzano opere in favore del Titolare, in conformità con il Decreto Legislativo n. 24/2023, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione o disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

1. Titolare e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Olivari B. S.p.a , con sede in Via Matteotti 140 28021 Borgomanero (NO).

Il titolare è contattabile tramite i seguenti canali:

• Posta: Via Matteotti 140 – 28021 Borgomanero NO – Italy.
• e-mail: privacy@olivari.it
• Pec: olivari@pec.olivari.eu

2. Categorie di dati personali

• Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
• Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

3. Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a. gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
b. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
c. difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:

• per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
• per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
• per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

4. Conservazione dei dati personali

Il Titolare conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

5. Modalità del trattamento

I dati – laddove forniti e raccolti – saranno trattati anche con strumenti elettronici, registrati in apposite banche dati, e utilizzati strettamente ed esclusivamente per le finalità indicate. Tali strumenti sono idonei a garantire la sicurezza del trattamento e la riservatezza dei dati personali raccolti, nonché ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni dei dati, grazie all’adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche ed organizzative, nel rispetto della normativa sopra richiamata e dei connessi obblighi di riservatezza e, comunque, secondo le finalità e le modalità riportate nella presente informativa.

6. Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

Alcuni trattamenti dei dati personali possono essere effettuati da soggetti terzi, ai quali il Titolare affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 3); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. Consulenti (CNVV, CdL, Studi Legali, ecc.)
b. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale
c. Società di Revisione/auditing
d. Agenzie investigative
e. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
f. Piattaforma digitale Wallbreakers in qualità di responsabile

7. Diritti degli interessati

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

Sarà tutelata, nella misura massima consentita, la riservatezza, con particolare riferimento alla identità del segnalante, che non sarà rivelata al soggetto segnalato o a terzi, salvo qualora necessario per esigenze di tutela giudiziaria, per adempiere ad obblighi di legge, e comunque sempre nei limiti previsti dalla legge, al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, discriminazioni ecc. dirette o indirette nei suoi confronti per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla Segnalazione.

La riservatezza dell’identità non potrà essere garantita nel caso di Segnalazione Illecita (per tale intendendosi quella segnalazione che, dagli esiti della fase istruttoria, si rilevi non fondata sulla base di elementi oggettivi, e rispetto alla quale le circostanze concrete accertate nel corso della stessa istruttoria consentano di ritenere che sia stata fatta in malafede o con grave negligenza).

Il segnalante o il facilitatore, hanno diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento) inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@olivari.it

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

Il Titolare si riserva la facoltà di limitare o ritardare l’esercizio di detti diritti, nei limiti di quanto stabilito dalle applicabili disposizioni di legge, in particolare laddove sussista il rischio che possa derivare un pregiudizio effettivo, concreto e non altrimenti giustificato alla riservatezza dell’identità del Segnalante e che si possa compromettere la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere le prove necessarie.

La presente informativa è in vigore dal 14 Dicembre 2023.